Här en Parlör för tillverkning samt en Checklista för offert. Texten syftar till att förklara enskilda ord och uttryck samt också verka för att tillverkare och designer ska förstå varandra på ett djupare plan. Både parlören och checklistan är ett pågående arbete och uppdateras kontinuerligt i samarbete med Claes Rosenberg. Hör gärna av dig om det är något du saknar!

Parlör för tillverkning

I parlören nedan omnämns designer som D och tillverkare som T.

  • Offert – Det dokument med pris samt förutsättningar för tillverkning av en viss produkt.
  • Underlag – Den skiss, ritning, konstruktionsritning, CAD, 3D-print osv som tillverkaren får som underlag för att kunna ge offert.
  • Offertförfrågan – Det dokument D skickar till en eller flera T för att få in ett pris på en viss produkt.
  • Nollserie – Den första serien produkter som tillverkas, kanske för lansering för att avläsa marknadsreaktionen.
  • Prototyp – Normalt sett är en prototyp något som inte kan säljas, det är en ”nästan färdig” produkt, eller ”så färdig som möjligt till lägsta möjliga kostnad”. Med verktygslös tillverkning blir prototypen faktiskt säljbar, den är en skarp produkt – klar för användning. Med verktygsbunden tillverkning används prototyper för att bli så säker som möjligt att konstruktionen är rätt innan man startar tillverkningen av verktyget.
  • Förfrågan om information – ”RFI – Request For Information” är ett engelskt begrepp som borde ha en svensk motsvarighet för situationen där en D vill höra sig för med ett antal olika tillverkare om en viss produkt kan tillverkas med deras respektive material och teknik. I detta fall kan alltså D få in ett antal svar, tämligen snabbt – det handlar ju inte om att olika T ska räkna ut priser.
  • Förfrågan om pris – När T har ett sortiment av färdiga produkter och där prislistan inte är offentlig alternativt att D vill ha ett pris med speciella villkor som avviker från prislistan
  • Förfrågan om offert – När D vill ha en egen produkt tillverkad av T lämnar T en offert på att tillverka produkten. Offerten kan vara ett pris per enhet , en klumpsumma för att tillverka ett visst antal enheter eller bestå av en fast del och en rörlig del.
  • Förfrågan om anbud – Samma som offert men gäller i regel byggnadsprojekt, anbud t.ex. på att bygga en bro, ett hotell eller renovera ett badrum”
  • Lego – Att tillverka på lego innebär att T tillverkar produkter helt enligt kundens önskemål. I vissa branscher kallas det kontraktstillverkning. Återspeglar fenomenet att tillverkning är en ”tjänst som handlas upp”.
  • OEM – Akronymen betyder Original Equipment Manufacturer, men har kommit att betyda olika saker. ”INTEL inside” handlar om att företaget Intel gör processorn som sitter i en viss dator, och vill göra varumärket för den komponenten känd.  I andra sammanhang kan det betyda tillverkaren av den färdiga produkten. OEM är ett vanligt begrepp där man måste kontrollera vad varje person menar.
  • Private Label – Kan betyda att Tillverkaren gör en helt färdig produkt men märker den i Återförsäljarens namn. Ex: Spaghettitillverkaren som märker produkten med ICA Basic.
  • Ämne – Det material ur vilket T tillverkar produkten. Ex det trästycke ur vilket T svarvar fram en ljusstake.
  • Produktkritik – T:s alla synpunkter på en konstruktionsritning, dess svagheter, dess förbättringsmöjligheter. Kanske vissa former är omöjliga i med viss teknik, kanske kan en annan form väljas för att minska kostnaderna, eller för att öka hållfastheten?
  • Utfallsprov – Under den första tillverkningsprocessen vill T försäkra sig om att kvaliteten är godkänd. Om en produkt tillverkas i olika steg, kan utfallsprover från steg1, steg 2 osv visas för D som då godkänner. Exempel: En produkt som först bockas, sedan svetsas och sist lackeras blir granskad och godkänd för först bockningen, sedan svetsningen och sedan den färdiga produkten som den ser ut när den är lackerad. Detta enligt principen ”bättre att stämma i bäcken än i ån”.
  • Nominella mått – Det mått en produkt eller en komponent förmodas ha men där ett visst intervall tillåts, se Toleranser
  • Toleranser – De värden, oftast mått, inom vilken en produkt blir godkänd. Kan anges som t.ex. + / – 2 millimeter, där plus- respektive minustoleransen anger det mått som absolut inte får överskridas
  • Plustoleranser – Se toleranser
  • Minustoleranser – Se toleranser
  • Kvalitetssäkring – Tillverkarens rutiner för att kontrollera kvaliteten under hela tillverkningsförloppet, oftast enligt ISO 9000-systemet.
  • Verktyg – Den form som används för att maskinellt tillverka en specifik produkt, t.ex. i en mekanisk press för att göra en kastrull eller för att göra en tvålkopp i plast med genom formsprutning av plast. Skulle kunna kallas för maskinverktyg för att skilja från handverktyg.
  • Verktygskostnad – Kostnaden för att tillverka verktyget. Kan variera från 25 000  till flera miljoner kronor. Ofta en avgörande fråga vid lansering av nya produkter, ibland ett hinder/en ”show-stopper” , ibland en ”fördelaktig komplexitet” som gör att konkurrenter inte kan kopiera produkten.
  • Ställtid – Den tid det tar att ställa om en maskin till att börja tillverka en annan produkt med ett annat verktyg. Kan inbegripa att man måste byta material som ska matas in i maskinen.
  • Ställkostnad – Kostnaden för tiden då maskinen står still och arbetstiden för en kvalificerad maskinoperatör att utföra bytet av verktyg och ev. programmera om den.
  • Laborativ tillverkning – Betyder att man hyr maskintid tillsammans med maskinoperatör och tillverkar olika varianter av en produkt eller komponent genom att allt eftersom ändra i CAD-ritning och sedan på motsvarande sätt ändra i maskinens programvara. Relativt nytt begrepp – hör ihop med verktygslös tillverkning. Att laborera fram skarpa produkter är mycket effektivt!
  • Prisvillkor – Alla förutsättningar kring priset – måste klargöras innan priset accepteras.
  • Leveransvillkor – Vem som är ansvarig för vad beträffande frakten.
  • Ovissa volymer – ”Efterfrågan kan inte förutsägas” – så enkelt och så svårt är det. Försäljningsvolymer blir oftast antingen sämre eller bättre än vad man tänkt sig, man kan aldrig vara helt säker.  Om man inte vågar sätta ut produkten på marknaden så kan man däremot vara säker på … att ingenting händer.
  • Avrop – En delbeställning från en större beställning.
  • Prognoser – Icke bindande åtagande från D till T ang. framtida volymer.
  • Serielängd – Det antal produkter som tillverkas för en beställning.
  • Skarp offert – En skarp offert är underlaget för en första beställning.
  • Skarp produkt – I det här sammanhanget en produkt som går att sälja på marknaden.
  • Stafflad prislista/offert – Olika priser för olika kvantiteter.
  • EUR-pall / EU-pall – Lastpall med måtten 120×80 cm, finns även som halvpall och kvartspall.
  • Produktansvar – Den som levererar en produkt har ansvar för att den håller vad den lovar och att den inte heller kan förorsaka eller förvärra skada.
  • Produktansvarsförsäkring – Försäkring mot skadeståndsanspråk om produkten förorsakat eller förvärrat skada. Försäkringsbolagen säljer dylika.
  • Verktygsbunden tillverkning – Produkten formas i maskinen med en i förväg tillverkad form som kallas verktyg – för att tillverka olika produkter monterar man olika verktyg på den.
  • Verktygslös tillverkning – Produkten formas i maskinen genom att den programmeras att utföra olika rörelser och moment – för att tillverka olika produkter programmerar man om maskinen.
  • Friformstillverkning – Ett slags mellanting mellan 3D print och verktygsbunden tillverkning, främst för tillverkning i plast. Kan betyda att man kan tillverka skarpa produkter i en första serie men att verktyget ganska snabbt slits ut.
  • Serie, Serielängd – Den mängd identiska produkter en maskin tillverkar vid ett tillverkningstillfälle utan att man behöver byta verktyg eller programvara. Ju längre serielängd desto lägre pris , beroende på hur stor ställkostnaden är.
  • Apportegendom – En aktör, t.ex. en tillverkare blir delägare i ett aktiebolag genom att tillföra t.ex. ett verktyg som kostar 100 000 kronor.
  • Immaterialrätt – Allt vad som rör patent, mönsterskydd, copyright osv.
  • Normer – En norm är ett värde som är etablerat av myndigheter, att något inte får ha en högre halt av någonting.
  • Standards – Etablerade parametrar inom en viss bransch. Enkelt exempel: standarden för en EUR-pall är att den ska vara 1200x800x144 mm med tolerans minus noll och plus 2 mm för höjd och 3 mm för bredd och längd. Dessutom 1200 kg utbredd last och 1000 kg punktlast.
  • Avrop – En stor fast beställning som delas upp i mindre beställningar = avrop vid överenskomna eller prognostiserade tillfällen.
  • Beställningspunkt – Den lagernivå vid vilken det automatisk utgår en ny beställning.
  • Leveransbestämmelser – Juridiskt bindande villkor vad gäller relationen mellan säljare och kund. Kan gälla skadestånd vid leveransförseningar, rätt för kunden att välja annan leverantör om leveranser inte kan utföras osv.
  • Ensamrätt (Exklusivitet) – D förbinder sig att inte lägga ut tillverkning på någon annan än T.
    T förbinder sig att inte sälja produkten till D:s konkurrenter eller till D:s kunder.
  • Överbryggande tillverkning – Vanligt inom gjuteribranschen: När produkten är ny tillverkas den med sandgjutning som i princip är verktygslös men där det krävs manuell hantering.  Startkostnaden är kanske kostnaden för en 3 D printad modell, för t.ex. 5 000 kronor, den rörliga kostnader är kanske 200 kronor. Om man tillverkar 100 enheter blir priset (5000/100) + 200 kronor = 50+200=250 kronor. Fakturan från tillverkaren blir då på 250×100 kronor=25 000 kronor.
    Om produkten då blir en total flopp har D förlorat 25 000 kronor, men om produkten blir populär så är det dags att börja med nästa tillverkningsmetod: Kokillgjutning. Här kanske verktygskostnaden är 35 000 kronor och den rörliga kostnaden 100 kronor. Om man säljer 1000 enheter blir priset från T alltså (35 000/1000) + 100 kronor = 35 + 100 = 135 kronor. 

Om produkten sedan skulle bli en världssuccé, kan det bli aktuellt att gå över till pressgjutning. Verktyget kanske då kostar 500 000 kronor men den rörliga kostnaden blir bara 25 kronor. Priset för en volym på 100 000 enheter blir då (500 000/100 000) + 25 kronor = 5 +25 =30 kronor.

Checklista för en offert

Detta är en översiktlig lista på tänkbara punkter i en offert, gör inte anspråk på att vara komplett. Varje förfrågan och varje offert är unik och måste anpassas till den speciella situationen. Vid känsliga affärssituationer rekommenderas att avtal upprättas i samråd med affärsjurist. Checklistan är användbar i första hand för inköp från en tillverkare, att användas som underlag och eller kontroll av lämnad offert. Punkter med * förklaras närmare i ”parlören”.

 

1. Indikativ offert*

2. Tillverkarens namn, adress, telefon, e-post, momsnummer, kontaktperson, ev. referens alt nummer på offert

3. Datum

4. Kundens namn, adress, kontaktperson, referens till kundens förfrågan*

5. Förutsättningar*

6. Produkten*
a. Namn
b. Referensnummer eller artikelnummer
c. Beskrivning alt hänvisning till ritning el annat underlag

7. Produktspecifikation*
a. Hänvisning till skiss alt konstruktionsritning
b. Material

c. Ytbehandling
d. Färg och färgkod enligt t.ex. RAL, NCS
e. Mått, reella alt nominella med angivelse av toleranser
f. Vikt, netto/brutto
g. Tillverkningssätt
h. Toleranser, plus- och minus
i. Garantier, kvalitetskontroll
j. Yttre komponenter som ingår i produkten (montageverktyg, monteringsanvisningar, garantiintyg, …) och ingår/ inte ingår i priset
k. Övrigt

8. Eventuella normer, standards, CE-märkning, ROHS, etc

9. Immaterialrätt*: Mönsterskydd, patent, copyright,

10. Förpackning*
a. Förpackningstyp, -beskrivning, -specifikation på kvalitet, funktion, utseende
b. Förpackningsenheter (kartongmängder, kartongstorlek, pallmängder, mått)
c. Blandade eller enhetliga kartonger
d. Märkning, EAN-kod
e. Övrigt

11. Vikt brutto/netto

12. Verktygskostnad* alt kostnad för modell eller annan typ av form, med hänvisning till specificerad konstruktionsritning eller annat överenskommet underlag

13. Äganderätt* till verktyg alt modell. Leveranstid för verktyg alt modell.

14. Kostnad för prototyp, nollserie*

15. Ställkostnad*

16. Laborativ* tillverkning – kostnad för hyra av maskintid inklusive programmering samt materialkostnad per enhet

17. Prisvillkor*
a. Fast pris (indikativt pris/ intervallpris)
b. Pris per definierad enhet, exkl. moms
c. Pris alt rabatter för olika orderkvantiteter
d. Minimimängd, tillverkningsserie, alternativt separat ställkostnad
e. Ovissa volymer alt avropssystem

18. Valuta, ev. valutaklausul*

19. Giltighetstid*, prisändringsklausul*, aviseringstid*, råvaruklausul*

20. Leverans*
a. Villkor, ort, kod enligt Incoterms 2011 (se separat dokument)
b. Transportsätt (ev. förlopp, ev. ansvarig speditör ), ev. instruktioner för lastning och avlastning

c. Leveranstid från ordermottagning till utskeppning alt. ankomst hos kunden, angivelse av leveranstid i förhållande till leveransmängd, stopptider,
d. Lagerhållning, avropssystem, avisering, beställningspunkter
e. Hantering av extraordinära förfrågningar
f. Vid fri frakt – angivande av minimiorder
g. Expeditionsavgift, administrativ avgift el dyl. för hantering av order under minimigräns
h. Vid frakt betald av kunden – angivande av tider och metoder
i. Hantering av expressbeställningar.
j. Förlopp för hantering av enstycksförsäljning till slutkund via on-line
k. Leveransförseningar, hantering av. Rätt till byte av leverantör.
l. Hänvisning till allmänna branschmässiga avtalsvillkor alt leveransbestämmelser m. Övrigt

21. Betalning
a. Betalningssätt
b. Betalningstid, med angivelse från när, alt förfallodatum alt betalning tillhanda
c. Betalningsadress, bankgiro, plusgiro, kontonummer, IBAN, SWIFT adress
d. Kreditlimit , ev. förskott alt bankgarantier
e. Övrigt

22. Ev. äganderättsförbehåll* till produkterna

23. Ev. ensamrättsavtal* för framtida produktion

24. Ev. sekretessavtal/ NDA*

25. Reklamationshantering*

26. Tillverkning enligt ISO 9001, kvalitetscertifiering

27. Tillverkning enligt ISO 14001, miljöcertifiering

28. Tillverkning enligt ISO 26000, social responsibility

29. Övrigt

30. Undertecknande, namnförtydligande, titel.

 

Översiktlig genomgång
För att få en linje i genomgången har jag valt situationen då en designer, Designern D, har tagit fram en egen produkt och har för avsikt att lansera den under eget varumärke. D kommer i kontakt med tillverkaren T, som är välvilligt skeptisk. Kanske har D en idé som kommer rinna ut i sanden? Eller kanske D är sådan där ”start-up” som med tiden bli en viktig storkund?
En annan förutsättning är att det gäller industriell tillverkning. Hantverksmässig tillverkning kan komma i fråga för t.ex. den första serien av en viss möbel, då kan ett snickeri göra jobbet. Men om möbeln ska komma ned i pris så att många människor har råd att köpa den, ja då måste den tillverkas industriellt.
Punkterna nedan är sådant som kan ingå i en skarp offert, men inte behöver göra det. En offert innebär arbete, ofta flera timmar. Varken T eller D vill ödsla tid på något onödigt så därför handlar den första punkten om den indikativa offerten.
Indikativ offert ( och hur checklistan kan användas )
D vill inte sätta igång en stor process utan att veta att produkten över huvud taget är möjlig att tillverka till rimliga kostnader. D vill få in indikativa offerter från tillverkare, vill få en känsla för kostnader av typ ”mellan tummen och pekfingret”, ” i runda slängar” eller ”en priszon” eller som engelsmännen säger ” a ball park figure”. Här stöter man ibland på en utmaning – tillverkare är
Utvikning: När en grupp designers besökte en tillverkare i Gnosjöregionen, blev de imponerade av en elegant formad komponent och frågade om priset. Tillverkaren ville, av förståeliga skäl, inte uppge det, men besökarna kastade då ur sig en fråga:
”Kostar den mer än 40 kronor?”
”Ooooo nej!, inte såå mycket”. Tillverkarens reaktion blev dråplig – han ryckte till och sköt fram händerna med handflatorna framåt som för att mota bort något som föreföll motbjudande.
Mer behövde inte sägas, besökarna hade fått klart för sig inom vilken ”härad” man kunde få produkter tillverkade hos den här tillverkaren. Tillverkaren var också lättad, han hade inte avslöjat priset på produkten men samtidigt hade han avläst att besökarna tyckte prisnivån verkade rimlig.
ytterst försiktiga med indikativa priser, ”hugger man till” med ett för högt pris blir D avskräckt och drar sig ur men om man går med ett pris man intuitivt gissar sig fram till så är risken att man ändå har förbisett någon kostnadspost som blir svår att få med i efterhand. T tycker inte om situationen att i ett senare skede behöva göra D besviken med att kräva höjt pris på grund av något oförutsett arbetsmoment. Resultatet kan i värsta fall bli att T istället begär ett fast underlag för att kunna ge ett fast pris, men D har inte gjort det fasta underlaget och då hamnar man i ett Moment 22: T vill inte ge indikativt pris utan fast underlag och D kan inte ta fram fast underlag utan att ha ett indikativt pris.
Men så behöver det inte bli – D kan be om exempel på priser på andra produkter T tillverkar, snarlika i storlek och komplexitet. D kan kasta fram egna prisförslag, eller priszoner för att testa T:s reaktioner. Det bästa är att ordentligt resonera sig igenom situationen, i kollegial anda.
D och T hamnar lätt i en säljare – köpare situation och det är inte bra. Mentalt sett ska man inte sitta mitt emot varandra som inför en armbrytning, där den ene vinner och den andre förlorar. Det är bättre att både mentalt och fysiskt befinna sig på samma sida av bordet. T och D ska inte se på varandra – de ska båda se på samma sak: skissen, ritningen eller kanske den 3D printade prototypen.
D och T kommer bli ovärderliga för varandra när samarbetet kommer igång. Denna ovärderlighet går inte att uttrycka i text, denna ovärderlighet handlar om att de båda öppnar sina kunskaper och sina talanger för varandra; att de vågar diskutera öppet och prestigelöst om vad som är de bästa lösningarna. Så fort förtroende uppstår blir allting mycket lättare. Och lustigt nog tar det inte lång tid förrän det inträffar, efter några minuters gemensam mental djupdykning ned i D:s produktidé brukar det stå klart om förtroendet har uppstått. Antingen har D och T gemensamt tagit sig ned till botten av uppgiften eller så har de inte gjort det. Antingen uppstår förtroendefull dialog eller så uppstår den inte.
Om förtroendet inte uppstår behöver det inte bero på antipatier – det kan helt enkelt bero på att T känner att D inte är tillräckligt kunnig, att T upplever att det kommer bli ”high maintenance” med att ständigt förklara olika saker för D, att det kommer bli missförstånd, att D kommer ha orealistiska förväntningar och att det då är bättre att dra sig ur i förtid. Därför: ju mer D vet om förutsättningarna för T, desto lättare kommer det bli att etablera förtroende. T sitter inne med oceaner av kunskap men dessa kunskaper kommer inte fram förrän man ställer rätt frågor. Denna Parlör kan förhoppningsvis hjälpa till med det – att ställa rätt frågor, de frågor som öppnar dammluckorna för en förtroendefull diskussion!
Checklistan, fungerar bäst ”före” och ”efter”. Före mötet mellan D och T kan checklistan underlätta valet av frågor att ställa. Under själva mötet brukar bitarna falla på plats i den levande dialogen- de stora dragen brukar man komma fram till utan att använda en checklista. Det är när diskussionen blir konkret och närmar sig ”skarpt läge”, T:s löfte att komma med en offert, som checklistan blir betydelsefull – i det läget måste både D och T ha helt klart för sig vad offerten ska gälla och inte gälla.
Utvikning: När Ingvar Kamprad var en rebell i den svenska möbelbranschen och bannlyst av de etablerade möbeltillverkarna fick han enligt legenden smugglas in på svenska möbelmässan inrullad i en matta. Den förste tillverkaren som trodde på Kamprad och sålde möbler på kredit till honom tog en risk men blev rikligt belönad! Hans företag lever fortfarande och är mycket lönsamt, har fortfarande leverantörsnummer 1, sägs det. Jag har träffat denne tillverkare, när han berättar om sin framgång säger han ofta: ”Jag trodde på Kamprad och det gick bra”.
”Lagt kort ligger” heter det och när T har ”lagt sitt kort” i form av offerten ska det inte finnas några oklarheter om vad som ingår eller inte ingår.
Djävulen sitter som bekant i detaljerna och varje detalj måste stämma innan priset accepteras. Har man t.ex. inte kommit överens om detaljer som förpackning eller leveranstid så väntar obehagliga konflikter. D bör inte acceptera offerten förrän alla detaljer i offerten är klarlagda. Nu tillbaka till punkterna i checklistan
Referens till kundens förfrågan*
Det tar tid för tillverkaren T att räkna ut en skarp offert, därför vill T vara säker på att offerten räknas ut från rätt underlag. En ritning kan komma att ändras under samarbetets gång, referensen måste vara rätt.
Förutsättningar*
T måste förstå bakgrunden till att en förfrågan lämnas. Det kanske inte bara handlar om en och endast en (”one-off”), produkt. Lyckas den här produkten kommer det bli en kollektion av produkter som kommer utvecklas och förbättras under många år framöver. I vissa fall rör det sig ändå om ”bara en produkt” men då kan den produkten blir en storsäljare som genererar ett jämnt flöde av stabilt ökande beställningar vilket är alla T:s stora dröm. Det finns ett talesätt: ”En order är ingen order” och det gäller i synnerhet för Tillverkare, som har mycket arbete med den första ordern och som blir frustrerade om den sedan inte leder till fler.
Oftast är förutsättningarna givna, efter en ordentlig diskussion har både D och T situationen klar för sig och T kan direkt börja räkna fram en offert, men ofta är T inte entreprenören som har överblick över ”allt” utan en anställd handläggare som i sin tur ska dra ärendet med sin chef, eller i en ledningsgrupp. I sådant fall bör förfrågansunderlaget innehålla en bra och ”säljande” beskrivning. Behöver man vädja om sympati för en potentiellt framgångsrik idé så får man i skrift vädja så bra man kan, då räcker det inte med att man vunnit handläggarens sympati – man måste hjälpa handläggaren att förmedla sympatin vidare.
Ju mer sympati man väcker, desto mer ökar viljan från T att hjälpa till. Kanske genom att subventionera prototypen eller första tillverkningsserien i hopp om lönsamhet med kommande större volymer, kanske genom att tillverka upp överlager att ha till hands om efterfrågan plötsligt blir större än vad man hoppats? Observera att det ibland kan vara bättre att vara strikt kommersiell och se till att T får korrekt betalt i alla skeden så att det inte blir några obekväma tacksamhetsskulder utifall man senare vill byta till en annan tillverkare.
Men sympati är alltid bra, speciellt för allt oförutsett som kommer att hända. Det kommer att inträffa missöden, både D och T kommer göra misstag. Men eftersom D är det okända företaget, det ”osäkra kortet” och T är det etablerade företaget så måste D se till att ha presenterat sina förutsättningar och sin vision ordentligt.
Just på grund av att tillverkning är en komplex process är det bra att den utförs i närheten. Det uppstår alltid missöden i ett startskede och dessa missöden är oerhört mycket enklare att reparera om T och D är nära varandra, geografiskt men framför allt mentalt.
Produkten är det allt handlar om, men exakt VAD är produkten? D ser produkten färdig på en butikshylla, ser produkten när den presenteras för kunden, när den köps av kunden men mest av allt ser D produkten när den används av kunden, det är ju nyttan av produkten som förmått D att utforma den!
T, däremot, ser produkten som en komplex process; material som ska väljas och köpas in, maskiner som ska anpassas eller riggas, tillverkningstid som ska bokas, programvara som ska anpassa, kvalitet som ska kontrolleras, verktyg som ska tillverkas och anpassas, arbetare som ska klara av vissa moment, komponenter som ska monteras, ytbehandling som ska beställas och kontrolleras, lagerhyllor som ska fyllas, förpackningar som ska fram, osv osv.
Produkten är summan av alla processer som leder fram till den, lite filosofiskt uttryckt, ur T:s synvinkel. D har tagit fram produkten från andra hållet, från hur kunderna kommer använda den och hur de kommer att tycka om den. T och D ser olika händelseförlopp, men dessa förlopp måste kroka i varandra för att det ska bli något. Därför är mötet mellan T och D helt avgörande!
Tillbaka till verkligheten, vad ska ingå i en produktspecifikation? Här blir det omöjligt att ge ett uttömmande svar, varje produkt är ju unik. Listan nedan innehåller ändå ett antal punkter som behöver klargöras. Missförstånd kring specifikationen kan bli ödesdigra, ju fler aspekter ”bockar av”, desto bättre.
Material kan låta distinkt men är sällan just det. Varje material har sina kvalitéer, sina undergrupper. Här måste D göra hemläxan, vill man använda ett visst material får man läsa in sig. Materialkunskap är tillgänglig i böcker, men hur dessa olika material bäst bearbetas – det vet T.
Mått är oftast reella men kan vara nominella. Nominella mått är ett begrepp inom t.ex. träbranschen. Virket som säljs är anges i nominella mått, de mått som sågverksmaskinerna är inställda på – vilket måttet blir på den fysiska brädan kan variera med viss procentsats utifrån det nominella måttet. Om man ska få fram en trämöbel är det bra om man känner till de nominella standardmått fabriken får på virket i sina inköp, så att det i produktionen inte uppstår onödigt spill – som ett exempel.
De reella måtten är inte heller helt exakta, kan inte bli det. Därför är frågan om toleranser mycket kritisk för T. Hur mycket kan måtten variera utan att produkten reklameras? Dessutom: vilket är viktigast att hålla, minustoleransen eller plustoleransen? Just denna fråga kan stjälpa en kalkyl, all tillverkning av fysiska produkter kräver att måtten stämmer med de maskiner, de verktyg och de material man har till förfogande. Mått och toleranser måste kommas överens om så att man kan skriva det i sten…
Allting går att tillverka (nästan), det är bara en fråga om till vilka kostnader man får det tillverkat. Ju mindre spill, ju mindre efterbearbetning, ju mindre handpåläggning, ju färre kontroller, ju bättre flöde det blir i tillverkningen desto billigare blir produkten. Och ju billigare produkten blir desto fler kommer att kunna köpa den och ha glädje av den – vilket är självklart men ibland ändå behöver påpekas. Här blir det ofta en kamp mellan D och T, en kamp mellan skönhetskrav och maskinkrav.
En gång förmedlade jag en utländsk förfrågan på gustavianska möbler till en möbelfabrik som var känd för sina stilmöbler:
”Gör ni gustavianska möbler?”
”Ja, nästan – exakt de mått som experterna kräver passar inte riktigt i våra maskiner.”
Ett verkligt kalkylexempel från november 2015: Ett företag som utför packning debiterar 350 kronor per timma, med minimiorder motsvarande en arbetsdag, alltså 8h.
I ett startskede behövs kanske bara 10 produkter, lyckas man sälja dessa 10 produkter via en on-line sajt till exempel så kan man våga ta beslutet att börja tillverka seriemässigt. Om dessa 10 produkter tar 1 timma att packa blir alltså kostnaden ända motsvarande den för en hel arbetsdag: 8h x 350 = 2800 kronor, alltså 280 kr per produkt. Men i priskalkylen måste man räkna med den framtida pack-kostnaden som alltså är 350/10 = 35 kronor.
En annan kritisk aspekt på mått är fraktkostnader. Transportbranschen arbetar med obönhörliga mått; EUR-pallen på 120×80 cm är utgångspunkten för många fraktkalkyler. Ett exempel ( som jag lärt mig av logistikexperten Ingmar Ingstad) är sockerbiten, den ”raka”. Dess mått är en direkt konsekvens av, måtten på EUR-pallen. Hade sockerbiten varit 1 millimeter längre, djupare eller högre hade man inte kunnat fylla EUR pallarna med maximal mängd sockerbitar. Ett annat exempel: Om en möbel är 125 centimeter bred innebär det att den sticker ut 5 cm i utrymmet för en annan EUR-pall, och då faktureras D för fraktkostnaden för TVÅ pallar.
För T är ansvaret över när produkten ligger färdig att avhämtas på lastkajen, men för D är det här kalkylen kan spricka … på grund av alltför höga fraktkostnader. Därför måste produkten vara utformad för att fraktkostnaderna ska bli rimliga. §
Garantier: om D äger varumärket är det D som står för garantin gentemot kunden. Om ett eventuellt fel visar sig vara T:s fel så är det en affär mellan D och T, efter att D kompenserat kunden med återbetalning eller med en ny leverans. Garantifrågor varierar från bransch till bransch, men måste vara genomtänkta och fastställda. En aspekt på garanti är produktansvaret som rent praktiskt löses genom en produktansvarsförsäkring, som tecknas av D i det här scenariot. Se vidare under rubrik Reklamationshantering.
Förpackning är en kritisk fråga som är lätt att förbise. Förpackningen är en presentatör, en informationsbärare, ett skydd och innehåller många aspekter och underaspekter, inte minst för att reducera (eliminera?) antalet reklamationer.
För T handlar det inte bara om att beräkna kostnaden för kartonger och fyllnadsmaterial utan också om kostnaden för arbetet med att fysiskt packa ned produkten i kartongen. I många fall har T varken personal eller utrymme för att utföra det arbetet. I ett startskede kanske D kan göra det själv, men så fort produkten börjar sälja måste packarbetet utföras rationellt och yrkesmässigt. Då måste D vända sig till specialiserade firmor för att få in offert på packning.
Verktyg
En fysisk produkt kan enkelt uttryckt tillverkas på två sätt, med verktygsbundet eller verktygslöst. Med verktygsbunden tillverkning menas at T använder ett verktyg som sätts i maskinen för att forma produkten. Exempel:
 En kastrull tillverkas genom att man pressar ett verktyg mot en plåt som trycks ned i ett annat verktyg. Detta kallas djupdragning och är verktygsbundet.

 En tvålkopp i plast tillverkas genom att man sprutar flytande plast in i ett verktyg där tomrummet motsvaras av tvålkoppen. Detta kallas formsprutning och är verktygsbundet.
 När man gjuter tennsoldater häller man upphettad och flytande tenn ner i en form=verktyg där hålrummet ger formen för soldaten.

I alla dessa fall kallas formen för ett ”verktyg”, alltså verktyget för att tillverka produkten. I den industriella verkligheten är frågan om verktyg kritisk, verktyg är dyra att tillverka – de måste fräsas fram ur solida metallblock vilket är en komplicerad process. När verktyget väl är färdigt går det inte att ändra på annat än genom att fräsa ur mer material ur metallblocket, man kan alltså göra produkten större men inte mindre. I princip gäller dock att man ska vara så säker på konstruktionen att den inte ska behöva ändras. Därför är det numera till stor hjälp att man kan få fram prototyper i 3 D print till låg kostnad, för provning och anpassning, innan man ”fryser” konstruktionen och lämnar CAD-ritningen till T, som i sin tur lämnar den till verktygsmakaren.
Verktygsbunden tillverkning för alltså med sig en startkostnad – innan den första produkten kommer ut på marknaden måste man alltså betala för ett verktyg som kan kosta allt mellan 25 000 kr och flera miljoner kronor. Den goda nyheten är att det har blivit billigare och enklare att få fram verktyg – de verktyg som för bara några år sedan kostade 250 000 kronor kanske nu kostar 100 000 kronor. De verktyg som kostade 100 000 kanske ”bara” kostar 60-70 000 kronor. Även om det blivit billigare är verktygskostnaden ett avsevärt hinder, speciellt i fallet med D som vill lansera en första egen produktserie, men ovissa volymer. För D kan verktygskostnaden vara oöverstiglig – därför är den andra ”Goda Nyheten” att det numera finns en mängd tillverkningsmetoder som är verktygslösa, man behöver inga verktyg, man kan få fram säljbara färdiga produkter till en låg startkostnad – mer om det längre fram.
Den stora ekonomiska fördelen med verktygsbunden tillverkning är att själva produkten blir billig, och allt billigare ju mer den säljs – i kraft av att investeringskostnaden slås ut på ett större antal produkter.
En kritisk fråga är äganderätten till verktyget. Utgångspunkten är att D betalar för och äger verktyget, men det behöver inte vara så. T kan känna sig så delaktig i produkten och hela projektet att T vill hjälpa D att komma igång genom att ge ”rabatt” på verktygskostnaden och ta ut ett högre pris för själva produkten. I så fall kan äganderätten bli en förhandlingsfråga. ( En rekommendation är dock D ska äga verktyget och om T vill hjälpa till med rabatt på verktyget så är det T:s egen risk). (Teoretiskt kan T vara så angelägen om att komma med i ett projekt att verktyget blir T:s andel i aktiekapitalet, så kallad apportegendom – istället för att köpa in sig med 100 000 kronor i det nya företaget tillför T ett verktyg som är värt det beloppet.)
Ställkostnad uppstår när T ställer om en maskin från tillverkning av en produkt till en annan, oftast genom att man byter verktyget i maskinen. När man byter verktyg uppstår en kostnad för själva arbetet men också för att maskinen står still. I vissa branscher går omställningen snabbt, på någon halvtimma. I andra kan det ta en hel arbetsdag att byta ett komplicerat verktyg. Ställkostnaden kan offereras separat eller bakas in i priset, men då är priset kopplat till en minimibeställning för att ställkostnaden ska betala sig.
Verktygslös tillverkning är inte så känd, inte alls lika omtalad som 3 D print, därför vill vi i detta sammanhang slå ett slag för detta – verktygslös tillverkning är nämligen det billigaste sättet att starta ett eget varumärke, att få fram de första säljbara produkterna! Observera att vi i detta sammanhang menar maskinell verktygslös tillverkning. Hantverksmässig tillverkning är naturligtvis också verktygslös, men där blir arbetskostnaden för varje tillverkad produkt hög jämfört med maskinell tillverkning.
Att hyra maskintid för laborativ tillverkning är ännu inte helt etablerat. D måste vara beredd på att förhandla alt. övertala T om att få hyra maskintid. T har ett bekymmer och det är den ordinarie tillverkningen av innestående beställningar som alla har utsatta leveranstider, som inte får riskeras. Därför måste D ha förståelse för att T kanske vill boka maskintiden tämligen långt fram i tiden. (Kanske handlar det om att betala övertid för en maskinoperatör som ställer upp på kvällstid? Möjligheten finns…). T kommer offerera en timkostnad och visst antal timmar. Kanske är kostnaden 3 000 kronor per timma och den avsatta tiden en förmiddag – då blir kostnaden 12 000 kronor. Om D är extremt väl förberedd så kan detta bli en extremt lönsam investering!
I verktyglös tillverkning programmerar man maskinen utifrån en CAD ritning och sedan börjar maskinen tillverka. Så kan man göra med 3D print och … men det finns begränsningar. Det vanligaste sättet att använda 3D print är för att få fram prototyper, man får tredimensionella ritningar skulle man kunna uttrycka det som. Mycket värdefullt, men det blir inga ”skarpa”= användbara produkter. 3D print används visserligen för skarpa produkter, t.ex. för proteser eller flygplansdelar, men i det här sammanhanget utgår vi från att D vill få fram produkter som kan tillverkas snabbt, till låg kostnad och i förhoppningsvis långa serier och stora volymer – då är 3D inte aktuellt… än så länge, ska försiktigtvis tilläggas).
En stor fördel med verktygslös tillverkning är att man kan prova sig fram till rätt form på produkterna, med s.k. laborativ tillverkning, som innebär hyr maskintid. D kan hyra en maskin och dess operatör under t.ex. en förmiddag. D har med sig en CAD för version 1 av produkten, operatören programmerar maskinen och låter den tillverka ett antal version 1. Om D då inte är nöjd kan D göra om ritningen varvid operatören programmerar om och tillverkar version 2 , ända tills D är helt nöjd, ”fryser” konstruktionen och tillverkar det antal skarpa produkter man hinner med under resterande inhyrd maskintid. ( Se film på youtube om ”laborativ tillverkning”.)
Verktygslös tillverkning är mycket populär bland framgångsrika designföretag – det är lätt att till låg kostnad bygga upp ett brett sortiment av produkter. Man kanske presenterar en första kollektion, ser vad som säljer och vad som inte säljer, får kommentarer och önskemål och på några dagar har man ytterligare varianter framme.
Immaterialrättsliga aspekter, dvs. frågan om mönsterskydd, patent, copyright, varumärke angår inte T direkt annat än att produkten kanske ska märkas på ett visst sätt. Om produkten ska skyddas på något sätt kan det bli aktuellt med sekretessavtal mellan T och D. Immaterialrätt är ett stort område och expertis bör anlitas.
Normer, standards, intyg – detta är en kontrollpunkt som antingen är helt irrelevant eller ytterst kritisk. En produkt kan förorsaka något vid sin användning (materialet i en möbel kan vara mer eller mindre antändligt, t.ex. ) men dess produktionsmetod kan också vara kritisk (exempel halogenfri tillverkning) . Också detta ett område som är för stort att beröra i Parlören, men som måste beaktas vid offerten.
Alla industriellt tillverkande företag är ISO-certifierade, vilket inte säger något om kvalitetsnivån på tillverkningen eller produkterna – däremot garanterar det att kvaliteten kontrolleras på ett systematiskt sätt. En ytterst praktisk konsekvens av detta är att om en reklamation kommer in och det visar sig att en viss tillverkningsserie, till exempel de hundra produkter som tillverkades vecka 48 – 2015 fått fel mått så kan man spåra de produkter som fortfarande ligger kvar på lagerhyllan, ta ur dem ur systemet och kostnadsfritt begära nytillverkning av denna mängd med korrekta mått. ISO 9000 handlar om kvalitet, ISO 14000 om miljö och ISO 26000 om socialt
ansvar. I offerten bör framgå vilka av dessa system T arbetar med. En ytterst konkret aspekt är numrering av produkten – om det krävs måste den rutinen tas in i T:s kalkyl.
Yttre komponenter är inget branschuttryck men kan fungera i det här sammanhanget för att påminna om sådant som eventuellt ska följa med produkten, som exempelvis montagehjälpmedel, fuktabsorbent, beslagspåse, bruksanvisning, produktblad, garantibevis, manual, m.m.
Leveransvillkor handlar om vem som ansvarar för vad beträffande transporten. Det vanligaste är att T offererar Ex Works / Fritt Fabrik, vilket innebär att produkterna ställs på utlastningsplatsen hos T. Sedan är det upp till D att boka och betala frakt. Så fort D:s transportör har kommit och hämtat godset har ansvaret för produkten övergått till D. Allt detta verkar enkelt, men innehåller fällor: Om T t.ex. åtar sig att lasta produkterna på den lastbil D har bokat så är det ett annat fraktvillkor som gäller, då övergår risken först när produkten är lastad på flaket. Tips: samarbeta med en speditör som sätter sig in i, intresserar sig för och förstår D:s situation. De stora speditionsföretagen är effektiva men hårt rutindrivna, eventuella missöden kan bli mycket besvärliga att reda ut. Mindre speditörer är förmodligen dyrare men ger en bättre service. Den ”första transporten” är tyvärr den som oftast går fel, av naturliga skäl – det är ju för speditören en ny produkt, en ny avhämtningspunkt, en ny hanteringsinstruktion och en ny leveranspunkt där minsta lilla stavfel i dokumenten, minsta lilla ovarsamhet kan orsaka en felleverans eller ännu värre, en transportskada.
Transportsättet är oftast givet – om det ska ske på lastbil, med flyg eller båt är i de flesta fall helt uppenbart, men bör ändå anges. För långväga frakter till en ny kund kan det vara värt att kosta på frakt med budföretag typ UPS eller FedEx, tämligen dyrt men om det gäller en provorder till en viktig kund så får inget gå fel.
Leveranstid låter enkelt men är det sannerligen inte! Leveranstiden skapar lätt konflikter, små eller stora. I offerten ska T precisera leveranstid, oftast i form av ”tid från bekräftad order till leverans”. Observera att för T betyder ”leverans” utskeppning, dvs den dag då produkterna lastas hos och skickas iväg från T. Det betyder alltså INTE ankomst till D eller D:s kund – skillnaden utskeppning och ankomst kan bli flera nervösa dagar, beroende på hur speditören hanterar , omlastar och fraktar godset.
Lagerhållning. Normalt sett tillverkar T den mängd produkter som är beställda och sedan skickas de iväg, till D eller till D:s kunder. I vissa fall ( och för D kan detta vara en ytterst fördelaktig lösning ) kan T först tillverka produkterna, fakturera värdet av dem till D men sedan hålla dem i lager, i väntan på att det kommer beställningar från D som ska skickas direkt ut till D:s kunder, kanske direkt ut till slutkunderna om D har egen on-line försäljning. Om T ska hålla produkterna i lager för D så utgår någon form av lagerhyra, vilket måste preciseras i offerten. Ett exempel på lagerhyra är att en pallplats kostar 95 till 120 kronor per månad. En pallplats är måttet på en EUR –pall
Fraktkostnader. Fraktkostnader ingår inte i T:s offert, men är synnerligen kritiska för D. Tyvärr är inte fraktkostnader så enkla som de låter, det krävs en mental ansträngning för att sätta sig in i hur dessa beräknas och denna ansträngning kommer man inte undan – D är tvungen att behärska parametrarna för hur frakterna beräknas. Ett exempel är att frakterna inte bara utgår från mått utan egentligen även från vikt. Hur frakter räknas ut är utanför denna parlörs ambition, vi nöjer oss med att betona hur betydelsefullt det är och hur viktigt samarbetet med en ”tajt” speditör är för D.
Avrop. När D är säker på vilka volymer som kommer säljas kommer T att uppskatta ett avropssystem, dvs att D lägger t.ex. en fast beställning på 1 000 enheter att avropas vid olika tillfällen under perioden jan-dec. T kan då välja att tillverka alla 1000 enheter i januari, hålla dem i lager och skeppa ut dem i den takt beställningarna kommer in, kanske är det smidigast för produktionsplaneringen. Men det är kanske inte så bra för likviditeten, risken är att D:s kunder börjar köpa ordentligt först under hösten och då ligger T ute med kostnaderna för inköpt material under kanske 10 månader. Avrop är vanligt bland etablerade företag med en etablerad säljhistorik och tämligen stabila försäljningsprognoser, men i vårt scenario befinner sig inte D där … ännu. För D är situationen nämligen den motsatta, produkten är ny och ingen vet hur den kommer att sälja, det handlar om ovissa volymer.
Ovissa volymer. Den mest förutsägbara frågan från T är: ”vilka volymer rör det sig om?”. I det här scenariot blir svaret från D givet: ”Vet inte”. I värsta fall kan dialogen upphöra här – det blir ett moment 22 : T kanske inte vill ge ett pris förrän T fått veta vilka volymer det blir och D vet inte vilka volymer det kan bli förrän D fått veta vilket pris det blir.
En del T är vana vid den här situationen, de vet att hantera ovissa volymer; vissa typer av T har till och med ovissa volymer som specialitet. I så fall kan T lämna en offert baserad på olika volymer, enligt en stafflad offert, med olika priser för olika orderstorlekar. För T är då alla kommande beställningar lönsamma oavsett vilka volymer det blir. Uppgiften för D är att våga göra en egen kalkyl baserad på att produkten blir en succé så kan D köpa större antal från T och då till ett lägre pris. Konsten är då för D att våga sätta ett pris till kund som är baserat på att produkten faktiskt blir en framgång, dvs. marknadspriset ( det finns flera uttryck för det ”rätta priset”, t.ex. prispunkten eller ”target price”, men alla beskriver samma sak: den prisnivå som tillräckligt många kunder accepterar och som sedan skapar de volymer som skapar tillräckliga intäkter ).
Avisering / Prognoser . Ingen är någonsin säker på framtida beställningar, därför blir ofta avropsbeställningarna uppmjukade med regler om prognoser och framtida justering av volymer uppåt eller nedåt. Förhoppningsvis uppstår med tiden en slags prognosmässig säkerhet om en produkt, och en känsla för vad som kommer bli förväntade volymer. Då kan T välja att våga lita på D:s prognoser och kanske våga köpa in mer material, våga tillverka serier på egen risk, bara T vet att detta är vad D gör för kvalificerad bedömning – utan att denna bedömning är en fast beställning. För D handlar det om en balansgång: Om efterfrågan stiger och T inte hinner med kommer kunderna att tröttna, kanske missar man t.ex. en julhandelssäsong? Återigen: det handlar om att bygga upp ett förtroendefullt samarbete, ju bättre insatt T är i vad som händer på marknaden desto lättare blir det att gemensamt resonera sig fram till lämpliga tillverkningsvolymer och leveranstider.
Beställningspunkter är mycket praktiska! Med det menas att när en viss volym har sålts så startar automatiskt tillverkning av en ny serie. Om T håller produkterna i lager för D och skickar ut dem i takt med att on-lineförsäljningen skapar beställningar så kan man komma överens om att när det återstår t.ex. 500 enheter så startas tillverkning av ytterligare 2000. I det fallet är det ”500” som är beställningspunkten. ( I det idealiska samarbetet fungerar detta som ett självspelande piano – D är inte med i själva flödet/ förloppet av beställningar, fakturor och leveranser; allt sköts via T , on-linesajten och speditören, enligt ett system med spelregler varav beställningspunkten är en )
Extraordinära förfrågningar. Kunderna är besvärliga, de beter sig inte som D hade tänkt sig. Det kommer önskemål om annan färg, andra mått, andra kartongmängder, förbättringar och/eller förenklingar av produkten, fler tillbehör, fler varianter, osv. Framgångsrika produkter drar alltid med sig utmaningar, både för D och för T. Det handlar om att sortera i dessa önskemål och förfrågningar- en del får man iskallt tacka nej till medan andra bär fröet till något ännu mer framgångsrikt. I det här sammanhanget gäller det att D är insatt i T:s förutsättningar, vet vad
Fall från verkligheten: Dagen före julafton 1990 steg en ”D” in hos en ”T” i Gnosjöregionen. D talade inte om vad det gällde, bad bara korthugget om pris på några meter av en standardprodukt men den måste sättas in i en maskin för att bockas i en viss vinkel.
”Det kan vi göra och det kostar 3 000 kronor”, sa T utan att tveka.
”OK”, sa D och lade upp tre tusenlappar på bordet.
Det visade sig bli upptakten till ett innovativt installationssystem som tjugo år senare såldes i 35 länder och omsatte mer än 100 miljoner kronor. D hade besökt flera metallbearbetande företag med det var bara denne T som kunde och ville besvära sig med att tillverka provordern. ”Små sår och fattiga vänner är inte att förakta”, säger talesättet – gäller även i samarbetet mellan en okänd D och en väletablerad T.
man kan begära och vad man inte kan begära. Kort sagt, det gäller att vara beredd på det oförutsägbara. Kanske handlar det om extraordinära volymer – är T beredd att i så fall starta ett skift ytterligare? Köpa in fler maskiner? Lägga ut på underleverantörer? Kanske handlar det om produktförändringar som T inte kan klara av med sina maskiner?
Det är svårt att i ett första möte diskutera alla aspekter, kanske minst av allt extraordinärt stora beställningar men ibland är oskyldiga och till synes utopiska frågor verkligt klargörande. Frågar man T om denne kan klara av beställningar från en stor känd internationell butikskedja, rent hypotetiskt alltså, så blir reaktionen mycket intressant: Om T har inre visioner om att företaget ska växa och utvecklas kommer svaret i form av ett leende. Om T däremot driver sin tillverkning som en lagom stabil försörjning så kommer svaret i form av rynkor i pannan. Inget av svaren är fel, men det kommer förmedla en bild av vad D har att förvänta sig av T.
Hantering av reklamationer. Hur man än hoppas på motsatsen så inträffar ändå alltid reklamationer. När samarbetet är igång gäller det att D och T i positiv anda löser alla reklamationer på ett smidigt sätt, accepterar dem utan att knota från kunderna och reparerar dem så snabbt som möjligt. I ett startskede ska båda parter överreagera på alla reklamationer, när de blir lösta och kunden blir nöjd leder det till succé och om de blir olösta leder de ofelbart till fiasko. För att minimera konsekvenserna med reklamationer bör man komma överens om reklamationshantering. Det kan vara något så enkelt som att D har X dagar på sig att kontrollera kvaliteten på ankommet gods, därefter anses produkterna vara godkända. Om produkten kommer i förpackning, gäller det att D har X dagar på sig att inspektera den yttre kvaliteten på godset. Hantering av reklamationer är svår att sätta på pränt i ett startskede, det är viktigt att både D och T tänker igenom vad som kan tänkas hända och skapar rutiner för det. (Jämför Lottie Knutssons manual från Fritidsresor för eventualiteten med naturkatastrof på semesterorten, hon var den enda personen i detta kaos som visste vad hon skulle göra vid tsunamin 2004)
Expeditionsavgifter, administrativa avgifter, exceptionellt små order. I vissa affärssituationer detta vara aktuellt, kanske till och med avgörande. Antag att D bara behöver köpa en och endast en enhet, något om inte behöver vara helt perfekt eller ytbehandlat, bara något för visa en potentiell kund. Det kanske bara innebär 45 minuters arbete i verkstaden, men det för ändå med sig viss administration och en viss omställning av planerad produktion, kanske är omställningen mest mental med det är i så fall ändå en omställning. För sådana småtjänster kan en del tillverkare ta ut en administrativ avgift, vilket D bör gå med på utan att blinka, kan till och med kosta på sig att fråga om det inte borde kosta mer! En T som gillar situationen kan välja att göra detta kostnadsfritt, medveten om att det gör D på gott humör och att man då slipper dra den här ”bagatellen” genom hela administrativa processen. Det viktiga är att prototypen kommer fram, inte vad den kostar.
Leveransbestämmelser. Om något går fel finns risken att det blir ett ”blame game”, att man skyller på varandra, i värsta fall utan att komma till någon lösning. Författarens egen attityd är att den som är närmast marknaden har tolkningsföreträde – dvs. att kunden som i det här fallet är D har rätt såvida inte T kan bevisa motsatsen.
Här är det på sin plats att framföra att ”stora order är stora problem”, alldeles speciellt i startskedet av en affärsrelation. Man bör inte börja med stora order, man bör börja med små order. Det är när något går fel som D och T upptäcker ”vad den andre går för”. Om man litar på varandra så löser man problemet utan prestigelåsningar. Gör man det inte så blir relationen förgiftad och då upphör den. Just därför är det bra med små order till en början, skadan blir inte så stor för D.
Det ovan sagda är mer känslomässigt än formellt, för om man ska vara saklig och formell så bör man hålla sig till allmänt vedertagna regler. Många branscher har leveransbestämmelser, man hänvisar i offert i branschens regelbok och så är den saken klar. I regelboken stipuleras hur tvister ska lösas, t.ex. vid leveransförseningar och reklamationer. Ingen vill behöva öppna den boken men alla tycker det är skönt att den finns ( ungefär som Svea Rikes lag, när man tänker efter …) Det är upp till D att ta reda på vilken ”lag” som gäller i branschen och se till att det finns med en hänvisning till den i offerten från T.
Betalningsvillkor
Betalningsvillkor är mest en fråga om preciseringar. Standard är 30 dagar netto och betalning via bank- eller postgiro. Inga problem med det… såvida inte det rör sig om stora order. T vill inte ikläda sig risken att ha stora fordringar på det nystartade företaget D. D vill inte heller betala stora belopp i förskott för något som kanske inte går att sälja vidare eller som kanske i värsta fall är defekt. Därför är det bra att börja med små order och små belopp – om allt funkar upptäcker T att D betalar i tid och (bäst av allt ) D upptäcker att slutkunderna köper och betalar vilket gör att processen är igång och går att skala upp.
För säkerhets skull kan det ändå vara bra att komma överens om vissa beloppsgränser, framför allt ligger det i T:s intresse och D bör acceptera det, både i form av maximala orderbelopp och i form av en limit på utestående fordringar.
Äganderättsförbehåll gäller för produkter som är beställda men ännu inte betalade. Teoretiskt kan T ha beställda produkter i lager men om D inte betalar dem så kan T överta ägandet och sälja dem. Äganderättsförbehåll är tämligen snårigt och används inte så ofta, men bra att känna till vad det betyder.
Ensamrättsavtal. Ett vanligt fall är att D:s produkt lanseras av en distributör som gör en extra ansträngning för att göra produkten känd, kanske i form av dyr annonsering. Då vill distributören försäkra sig om att ingen annan distributör sedan kan ”surfa” på den effekten och börja sälja produkten. För den situationen finns väl etablerade avtalsformer, men i det här sammanhanget kan en annan situation uppstå: T kan kräva ensamrätt på att få tillverka produkten under längre tid. Om T gör extraordinära investeringar, t.ex. i verktyg eller i tillverkade serier som betalats ur egen ficka, så vill T ha en försäkran om att D inte sedan lägger tillverkningen hos en konkurrent, kanske i Kina. Denna typ av avtal kan komma att bli betydelsefulla.
Sekretessavtal /NDA (Non Disclosure Agreement ). Om D har en skyddsvärd produkt bör T skriva på ett sekretessavtal. Det finns standardavtal – kolla med patentombud eller affärsjurist.
Ett sidoresonemang om marknadspriskalkylering: Om uppräkningsfaktorn från tillverkningskostnad (= det offererade priset från T ) till marknadspris (= priset inklusive moms till slutkunden ) är t.ex. 5, då blir skillnaden mellan olika priser från T dramatisk. Om priset för låg volym blir 100 kronor styck blir marknadspriset 500 kronor, om det för hög volym blir 40 kronor blir marknadspriset 200 kronor, vilket lätt förvandlas till ”199:-” , vilket kanske är det utpris som en butikskedja insisterar på, annars blir det ingen beställning. Det kan då vara en mindre risk för D att köpa in t.ex. 100 produkter för 100 kronor, betala 10 000 kronor till T och sedan sälja produkterna för t.ex. 80 kronor till en inköpskedja som i sin tur då kan sälja dem för marknadspriset 199. D gör en viss förlust ( i det här fallet 20x 100= 2 000 kronor ) men om produkten börjar ”rotera” hos butikskedjan så blir effekten snabbt positiv, D kan köpa in större volymer för 40 kronor, sälja för 80 till kedjan och sedan till fler kedjor. Om volymen då blir typ 5 000 enheter per år, ja då har täckningsbidraget ( Intäkt minus inköpskostnad i det här fallet) under en treårsperiod blivit 3x5000x40 = 600 000 kronor. Framgång med industriellt tillverkade produkter handlar om att uppnå tillräckligt stora volymer – faran är att D sätter för högt pris till en början och att produkten därigenom aldrig kommer ut på marknaden.
Numera behöver inte D vara beroende av att mellanledet ( butikskedjor, grossister, återförsäljare eller distributörer ) väljer att ta upp produkten, man kan ju sälja direkt själv – online! Finessen med det är att man då kan bevisa för mellanledet att produkten faktiskt är efterfrågad samtidigt som utmaningen är att man senare, när mellanledet vill ha produkten, måste erbjuda ett pris som ger utrymme för deras ordinarie marginal. Exempel: Om man själv lyckas sälja produkten för 245 kronor via on-line och säljer till mellanledet för 80 så kommer de inte uppleva D som konkurrent eftersom D säljer till ett högre pris än vad de själva kommer gå ut med: 195 :- . Fördelen med mellanledet är att där finns kraften att få ut de volymer produkten är värd!)
Tips: Se upp för begreppsförvirringen vad gäller pålägg och marginal, många säger fel och det kan orsaka ekonomiskt katastrofala missförstånd. Pålägg är alltså procentsatsen för det man lägger på priset, marginal är procentsatsen för vad man drar från priset. Ett känt exempel är den svenska momsen som är 25 % som pålägg och 20% som marginal. Så långt är det enkelt, men om priset från T till D är t.ex. 500 kronor och D behöver 60% marginal, vilket pris ska då D erbjuda till kunden? Rent matematiskt blir lösningen att dividera 500 med 1 – 0,6 = 0,4 vilket ger 1250. Det säkraste är ändå att vid varje tillfälle försäkra sig om att båda parter förstår varandra, helst genom att man gemensamt gör ett räkneexempel.
I ett lyckat samarbete mellan D och T blir processen återkommande, D tar fram fler produkter och T offererar dem, enligt ett förlopp som kan sammanfattas så här:
1. Förfrågan
2. Offert
3. Order
4. Orderbekräftelse

Övrigt. Här är bara att fylla i – varje diskussion mellan en T och en D är unik!